Mission
Prise en charge du secrétariat administratif au sein de l’Unité Pastorale d’Etterbeek.
Tâches (e.a.)
Assurer les missions d’accueil du secrétariat
- Gérer les appels téléphoniques et messages électroniques, y répondre et/ou les transférer aux personnes concernées
- Assurer la permanence d’accueil selon l’horaire prévu. ✓ Assurer le suivi administratif : • Délivrer les attestations de mariages, baptêmes, confirmation…
- Gérer la partie administrative de la catéchèse U.P. (informations aux parents, suivi des messages, etc.) • Etablir le feuillet liturgique, parabole et autres documents paroissiaux. Suivre l’état des stocks (feuilles, cartouches, …), identifier les besoins et gérer les commandes
- Vérifier et compléter les registres de baptêmes, mariage, funérailles
- Archiver les documents et dossiers.
- Mettre à jour les calendriers (églises…), gérer, en collaboration avec l’assistante d’administrative basée au 17, rue de Pervyse (NDSC) le site web de l’U.P. (Unité pastorale Etterbeek)
Assurer la logistique administrative des Funérailles célébrées dans l’Unité
- Gérer les appels des pompes funèbres, organiser le lieu, le prêtre, l’organiste, le contact avec l’équipe deuil/funérailles ✓
- Etablir le lien et la coordination avec d’autres membres actuels ou futur, rémunérés ou bénévoles, du secrétariat.
Lieu d’activité
La mission s’effectue à l’heure actuelle au secrétariat paroissial situe au 60 Place Saint Antoine, Etterbeek 1040, majoritairement et aussi à Notre Dame du Sacré-Cœur, au 17, rue de Pervyse et au 17, rue Ste Gertrude à 1040 Etterbeek.
Organisation
Pour la bonne réalisation de la mission, la collaboratrice ou le collaborateur rapporte au RUP (Responsable de l’Unité Pastorale à Etterbeek) Elle/il se concerte régulièrement avec celui-ci, selon les modalités à définir, à propos des différentes tâches accomplies et des questions éventuelles pendantes. Horaire de travail : La mission est exercée selon un horaire de 12,40h réparti sur trois jours de 9h à 13h ou de 14h à18h. Les demandes de congé sont transmises auprès du RUP.
